GDPR Policy

GDPR Policy

Policy för personuppgiftshantering Luxgaragets samfällighetsförening

​Version 2.0

Utfärdare : Lennart Rosengren, ordförande Luxgaragets samfällighetsförening

Godkänd av styrelsen 2022-08-23

Uppdaterad :

2019-10-15 (punkt 6.2)

2022-07-08 (punkterna 6.1, 6.2, 6.4)

Innehållsförteckning

1 Inledning och syfte.

2 Tillämpning och revidering.

3 Organisation och ansvar.

4 Begrepp och förkortningar.

5 Personuppgiftsbehandling.

6 Behandlingsregister.

1.Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att Luxgaragets samfällighetsförening hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

2.Tillämpning och revidering

Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.

Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Styrelsens ordförande är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

3.Organisation och ansvar

Styrelsen har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Styrelsen får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person hos någon av medlemmarna i samfälligheten.

Alla medlemmar i samfälligheten ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

4.Begrepp och förkortningar

Personuppgift

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad

Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling

En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

5.Personuppgiftsbehandling

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

Laglighet

Ändamålsbegränsning

Uppgiftsminimering

Korrekthet

Lagringsminimering

Integritet och konfidentialitet

Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Behandlingsregistret

Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen

Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till samfällighetens styrelseordförande. Styrelseordförande ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.

Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

6.Behandlingsregister

1. Parkörer

Ändamål : Underlag för fakturering av parkeringsplatser och hantering av eventuella väntelistor.

Omfång : Namn, adress, platsuppgifter, elbilsplats, mobiltelefonnummer och email-adresser. För parkeringsplatser som fördelas av Bengt Malmegård AB, tillkommer personnummer samt avtalstid.

Metod : Datafil hos respektive medlemsförenings ekonomiska förvaltare. Undantaget parkeringsplatser som tillhandahålls av Bengt Malmegård AB, där datafil samt fysiskt register förvaras hos företaget i kassaskåp.

2. Passerbrickor / taggar / fjärrkontroller

Ändamål : Lista över de passerbrickor / taggar / fjärrkontroller (enhet) som delats ut till parkörer för in- och utpassering i garaget.

Omfång : Namn, adress, platsuppgifter, identifikationsnummer på enhet.

Metod : Datafil hos underleverantör Säkerhetsintegrering, samt hos varje part i samfällighetsföreningen.

3. Övervakningsfilm

Ändamål : Övervakning och lagring för att följa upp skadegörelse, stöld eller annat olovligt intrång.

Omfång : Rörliga bilder.

Metod : Lagring som datafil hos underleverantör Securitas enligt avtal 955129. Materialet sparas i 60 dagar för att sedan raderas. Information om övervakning finns anslaget på samtliga entréer till garaget.

4. Förtroendevalda och medlemsrepresentanter

Ändamål : Informera parkörer och medlemmar i respektive medlemsförening om de förtroende valda ledamöterna samt kontaktpersoner för respektive part i samfälligheten.

Omfång : Namn, telefonnummer samt email-adresser.

Metod : Visas på Luxgaragets hemsida, anslagstavlor samt hos respektive medlemsförenings hemsida och analoga anslagstavlor. Alla berörda har via mail givit sitt medgivande till registrering och publicering Augusti 2022.